Política de privacidad y tratamiento de datos

Vigente desde el 17 de septiembre de 2026.

Automathia es una aplicación para contadores que trae facturas electrónicas de la DIAN, las causa con inteligencia artificial y genera archivos para el software contable. Esta política explica qué datos trata, para qué y con qué garantías, en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 de Colombia.

1. Responsable del tratamiento

Automathia (David Tabares), Colombia. Contacto para asuntos de datos personales: [email protected].

2. Qué datos se tratan

Datos de la cuenta: correo electrónico, nombre y contraseña (guardada únicamente como hash; nadie puede leerla).
Datos de las empresas que el contador administra: razón social, NIT, plan de cuentas, reglas contables y configuración tributaria.
Facturas electrónicas: los documentos XML y PDF que la DIAN o el proveedor emiten a la empresa, con los datos que traen (proveedor, NIT, productos, valores, impuestos).
Acceso a correo (opcional): si el contador conecta un buzón de Gmail u Outlook, la aplicación lee únicamente los mensajes con facturas electrónicas adjuntas para extraerlas. Los tokens de acceso se guardan cifrados y se pueden revocar en cualquier momento desde la aplicación o desde la cuenta de Google/Microsoft.
Registro técnico: dirección IP, fecha y hora de las peticiones, para seguridad y diagnóstico.

3. Para qué se usan

Causar las facturas de compra según el plan de cuentas y las reglas de cada empresa, y generar el plano para el software contable.
Calcular impuestos y retenciones conforme a la normativa colombiana.
Operar el servicio: autenticación, recuperación de contraseña, copias de seguridad y prevención de abusos.

Las líneas de las facturas (descripción, valores, proveedor) se envían a un proveedor de inteligencia artificial (Google Gemini) exclusivamente para decidir la cuenta contable; no se envían contraseñas ni datos de acceso, y esa información no se usa para entrenar modelos según las condiciones del proveedor para uso empresarial.

4. Uso de datos de Google

Cuando se conecta un buzón de Gmail, Automathia solicita el permiso de solo lectura del correo (gmail.readonly) con un único propósito: encontrar los mensajes que traen facturas electrónicas y descargar sus adjuntos. El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google cumplen la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado: los datos de Gmail no se venden, no se usan para publicidad ni se comparten con terceros, y ninguna persona los lee salvo con autorización del usuario para soporte o por exigencia legal.

5. Con quién se comparten

Con nadie, salvo los proveedores técnicos necesarios para prestar el servicio (alojamiento del servidor, proveedor de inteligencia artificial y, si se conecta un buzón, Google o Microsoft), cada uno bajo sus propias condiciones de protección de datos. No se venden ni se ceden datos a terceros.

6. Conservación y seguridad

Los datos se conservan mientras la empresa esté activa en la aplicación y se eliminan a solicitud del contador o al terminar el servicio.
Toda comunicación va cifrada (HTTPS). Los accesos a correo se guardan cifrados; las contraseñas, con hash.
Se hacen copias de seguridad diarias para poder recuperar la información ante un fallo.

7. Derechos de los titulares

Los titulares de datos personales pueden conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos, o revocar la autorización, escribiendo a [email protected]. La solicitud se atiende dentro de los plazos de la Ley 1581 de 2012.

8. Cambios

Si esta política cambia, se publicará aquí la versión nueva con su fecha de vigencia.